Projektassistenz / Kaufmännische Assistenz im Elektrohandwerk (m/w/d)

Projektassistenz / Kaufmännische Assistenz im Elektrohandwerk (m/w/d) Tradition, Qualität und Zukunft – seit 1861. Die Xaver Kirchhoff GmbH steht seit dem Jahr 1861 für handwerkliche Kompetenz, Verlässlichkeit und höchste Qualitätsansprüche.

Als traditionsreiches Berliner Unternehmen haben wir uns zu einem modernen und leistungsstarken Dienstleister in den Bereichen Elektrotechnik, Energie- und Gebäudetechnik, Blitzschutz- und Erdungsanlagen sowie Schwachstromtechnik entwickelt.

Zur Unterstützung unserer Projektleiter und zur weiteren Professionalisierung unserer kaufmännischen Abläufe suchen wir eine engagierte, strukturierte und organisatorisch starke Persönlichkeit für die Projektassistenz im Elektrohandwerk.

Die Position verbindet Büroorganisation, kaufmännische Projektbearbeitung, Rechnungsstellung, Aufmaßbearbeitung und die direkte Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft. Werden Sie Teil unseres Teams. Bringen Sie Ordnung, Struktur und Verlässlichkeit in unsere Projektabwicklung.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung
• Unterstützung der Projektleiter bei der Organisation und Abwicklung von Bau- und Elektroprojekten
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Projektunterlagen
• Erstellung und Pflege von Projektakten sowie Baustellendokumentationen
• Terminüberwachung, Fristenkontrolle und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Kommunikation mit Auftraggebern, Lieferanten, Nachunternehmern, Behörden und internen Ansprechpartnern. Kaufmännische Tätigkeiten
• Erstellung von Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
• Prüfung und Zuordnung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Leistungsnachweisen
• Unterstützung bei der Nachtragsbearbeitung und Angebotsvorbereitung
• Pflege von Projekt-, Kunden- und Lieferantendaten
• Allgemeine Korrespondenz per Telefon und E-Mail. Aufmaß- und Abrechnungsunterstützung
• Bearbeitung, Prüfung und Auswertung von Aufmaßen
• Unterstützung bei Massenermittlungen und der Abrechnung ausgeführter Leistungen
• Vorbereitung von Abrechnungsunterlagen für private und öffentliche Auftraggeber
• Kontrolle von Baustellendokumentationen, Stunden- und Leistungsnachweisen. Büro- und Verwaltungstätigkeiten
• Organisation, Ablage und Verwaltung von Dokumenten
• Vorbereitung von Besprechungen, Protokollen und internen Übersichten
• Unterstützung bei Ausschreibungen, Angebotsbearbeitung und Materialanfragen
• Allgemeine administrative Aufgaben im Tagesgeschäft. Fachliche Qualifikationen
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, technische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung im Elektrohandwerk, Baugewerbe oder in einem Handwerksunternehmen
• Erfahrung in Rechnungsstellung, Aufmaßbearbeitung, Projektassistenz oder technischer Sachbearbeitung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Führerschein Klasse B wünschenswert. Persönliche Stärken
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Projektpartnern
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit
• Technisches Verständnis sowie Interesse an Bau- und Elektrotechnik
• Belastbarkeit und Überblick auch in arbeitsintensiven Projektphasen. Besonders interessant für Bewerber mit
• Berufserfahrung als Bürokauffrau/-mann im Handwerk oder Baugewerbe
• Erfahrung im Elektrohandwerk oder als ehemalige/r Elektroniker/in im Innendienst
• Kenntnissen in VOB, Aufmaß- und Rechnungsbearbeitung
• Erfahrung in der Projektabwicklung von Bau- oder Elektroprojekten. Was Sie von uns erwarten können
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen
• Eine 37-Stunden-Woche für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Einen modernen Arbeitsplatz mit hochwertiger IT-Ausstattung
• Abwechslungsreiche Tätigkeiten mit direktem Bezug zu spannenden Bauprojekten
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Leistungsgerechte und attraktive Vergütung
• Urlaubsgeld
• Zusätzliche leistungsbezogene Vergütungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Langfristige Perspektiven in einem Unternehmen mit über 160 Jahren Tradition. Sie verfügen über organisatorisches Talent, behalten auch bei mehreren Projekten den Überblick und möchten Ihre Kenntnisse im Elektrohandwerk oder Bauwesen einbringen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Kontakt aufnehmen Wenn Sie eine neue berufliche Perspektive in einem traditionsreichen und zugleich modernen Unternehmen suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Xaver Kirchhoff GmbH Buckower Damm 30 12349 Berlin

Ansprechpartner

Hendrik Zmeck & Pascal Ritsche, Geschäftsführer Beginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt